הקלטת שיחות

כל אחד נתקל בוודאי בהבטחות שקיבל מאיש שירות כזה או אחר, הבטחות לגבי הנחה, או שירות מסוים, למעשה התחייבויות הניתנות בעל פה בטלפון אינן תופסות. הקלטת שיחות הפוכת הכרחית בעולם העסקים, חברות ביטוח, יועצים פיננסים, חברות הנותנות שירות ועוד. הקלטת שיחות מאפשרת לחברות לעקוב אחר שיחות על מנת ללמוד על השירות שניתן, לצורכי למידה, לניתוח שיחות וכדומה. שיחת הקלטות כבר הפכה לעניין גם בנושאים אזרחיים כגון תביעת גירושין ומעשי עוולה אחרים. הקלטת שיחות מתבצעת על ידי חברות רבות המעדכנות בתחילת השיחה כי השיחה מוקלטת לשם למידה על השירות שניתן.

התיעוד של השיחות חשוב במיוחד מול ספקים או לקוחות, לא פעם קל להוכיח טענות נגד כגון הבטחות שפוזרו או מידע מוטעה. התיעוד יכול לחסוך תביעות משפטיות בגין אי קבלת שירות ואף להצלחת התובעים בשל אי היכולת של החברה להוכיח את טיעוניה.

הקלטת שיחות חשוב גם מבחינת הפן הביטחותי. לא פעם עובדים בחברה מדברים עם ספקים, לקוחות או חברים ועלולים להעביר מידע חסוי כגון פגישות או תכנון על מבצעים. הקלטת שיחות מבטיחה שהמידע לא יזלוג מהחברה.

לפני רכישת שירות הקלטות שיחות חשוב תחילה לבדוק מהם הצרכים בחברה כגון מהו גודל העסק, מהי מטרת הקלטת שיחות, מהי כמות השיחות שברצונכם לשמור האם מדובר בהקלטת שיחות 24 שעות ביממה או רק במהלך היום והיכן ישמרו ההקלטות.

כיום ניתן למצוא שני סוגי הקלטות: הקלטת שיחות חיצוני, הקלטת שיחות היוצאות והנכנסות בארגון ושמירתם במאגר חיצוני. הסוג השני הוא הקלטה פנימית, ניתן להקליט מספר קווים במקביל, השיחות נשמרות במחשב. המאפשר לשמוע את תיעוד השיחות מהמחשב

בעת בדיקת חברה המתמחה במתן שירותי הקלטות שיחות טלפון וודאו מהי איכות הקול, האם התוכנה מאפשרת גמישות בשמירת קבצי ההקלטה, האם ניתן למיין שיחות והפעלת המכשיר. בדקו מהו סוג ההקלטה, אילו קבצים מדובר MP3 או WAV, קבצי WAV תופסים פחות מקום.

הטכנולוגיה כיום מאפשרת להתקין חלק מהמכשירים באופן עצמאי, החוסך בעלויות. עם זאת אם מדובר במערכת הדורשת הקלטת שיחות רבות מומלץ להיעזר בחברה חיצונית המאפשרת להקליט את כל השיחות.