שעון נוכחות

רובנו עובדים היום לפי שעות.

שעות העבודה שלנו נמדדות פר יום, כאשר כל יום השעות נספרות לפי שעת הכניסה והיציאה של העובד יחד עם פרמטרים נוספים כגון הפסקות וכד'.

בתור מעסיק, בוודאי שהיית רוצה לשלם לעובד בדיוק על הזמן בו הוא עבד, וכמובן, בתור עובד, לא היית רוצה שחלילה הזמן שאתה משקיע לא יוערך.

אז איך זה מתבצע? איך ניתן למדוד את שעות העבודה שלנו?

ודאי, שעון נוכחות.

היום , בכל משרד או חברה המעסיקה עובדים יש שימוש בשעוני נוכחות. שעון נוכחות מיועד לבקרה ומעקב אחר שעות הנוכחות של העובדים, שעוני נוכחות אלו מיועדים לאיסוף מידע, חישובי שכר והפקת דוחות.

שעון נוכחות הוא מוצר מחייב בכל חברה, אפילו חברות קטנות. לפי מחקר שנעשה ע"י איגוד השכר האמריקאי, עובד ממוצע, מגדיל את תפוקת העבודה שלו בארבע שעות שבועיות כאשר הוא יודע שמערכת לניטור שעות  הוטמעה במקום העבודה. מסתבר, שהעובדים מקצרים את הפסקות הצהריים, מגיעים ויוצאים מהעבודה בסמיכות רבה יותר לזמן הנדרש ונמנעים מ'לעגל' את שעות העבודה שלהם ומבחינת המעביד הוא יכול לבחון במדויק את שעות הנוכחות של העובד עד לדיוק של שניה, גם לחישוב שכר וגם לשליטה על שעות נוספות או חריגה בשעות.

שעון נוכחות הוא מושג המוכר כבר מימים ימימה, בעבר הפעולה היתה נעשית באופן ידני, אך למותר לציין כמה אי דיוקים פעולה זאת גבתה.

ישנה שיטה נוספת לבדיקת נוכחות, אך גם היא מסורבלת ולא אמינה. מדובר בשעון נוכחות בעזרת טופס, היינו מכניסים את הטופס והמערכת היתה מציינת שעת כניסה ויציאה.

היום שיטה זו קיימת בקושי רב, היתרון היחידי שלה היה עלות אחזקה נמוכה, אך האמינות היתה ממנה והלאה.

בשנים האחרונות אנחנו עדים ל2 שיטות רווחות של שעוני נוכחות.

השיטה הראשונה היא שעון נוכחות אלקטרוני המתעד נוכחות ע"י כרטיס מגנטי או הקלדת ת"ז על כל כניסה או יציאה.

השיטה השניה, המעניינת והאמינה יותר- היא שיטה של שעון נוכחות ביומטרי, שעון נוכחות המשתמש בטביעות האצבע של העובד.

מדוע שיטה זו של שעון נוכחות ביומטרי אמינה יותר?

שעון נוכחות אלקטרוני לא מונע החתמה של עובד ע"י חברו. כל אחד יכול להחזיק בשני כרטיסים מגנטים, להקליד שני מספרי ת"ז וכד'.

לעומת זאת- טביעת אצבע היא ייחודית ומונעת מקרים של חוסר אמון בין עובדי החברה למעסיקיה, מה שהופך את שעון הנוכחות הביומטרי לאמין יותר, מהיר יותר (2 שניות בממוצע לעדכון הנוכחות) וכולל את כמות עובדים הגדולה ביותר ומחירו בהתאם.

מה משותף לשתי השיטות?- בשתי השיטות האחרונות, שעון הנוכחות בודק שעת כניסה ויציאה בדיוק של דקה, יש שעוני נוכחות שיכולים לבצע סיכום סופי של שעות פר יום או חודש וכן סך ימי עבודה.

שעוני הנוכחות נמצאים בכניסה למקום העבודה, יש כאלו שאף נישאים. כל שעון נוכחות מאובטח בסיסמא.

כיום יש אפשרות להחתים נוכחות דרך כל מחשב בחברה.

בכל שעון יש צג עם השעה והתאריך, ספרות ומיקום לביצוע ההחתמה (קורא ביומטרי או פס להעברת כרטיס).

ישנם שעוני נוכחות המתאימים למספר מוגבל של עובדים, ויש כאלו המחוברים לPC ומתאימים לארגונים גדולים.

כלל השעונים מסוגלים להחתים יותר מכניסה ויציאה אחת, יש כאלו המוגבלים לשתי כניסות ושתי יציאות בלבד.

המחיר של שעון נוכחות נע בן .1400-6999, כאשר חשוב לבדוק מה המחיר כולל- האם הוא כולל את מחיר ההתקנה? האם המחיר כולל יציאת USB  ? האם יש תוכנה מצורפת לעיבוד נתוני הנוכחות? האם יש חיבור בין שעון הנוכחות למחשב? האם חיבור זה מחייב או שאפשר לעבוד בלעדיו? האם יש אפשרות לפלט בצורה של גליון אלקטרוני? איזה דוחות יכול שעון הנוכחות להנפיק? האם שעון הנוכחות מסוגל לחשב שעות נוספות, ימי חופשה וכד'? מה קורה במקרים של הפסקות חשמל? האם יש צורך בחיבור לחשמל? כמו שכבר ציינו – יש לברר לכמה עובדים מיועד שעון הנוכחות?